Kunnanhallitus
Pöytäkirja 11.09.2023/Pykälä 187

Kunnanhallitus 08.05.2023 § 102 

Valmistelija Talous- ja hallintojohtaja Jarno Kilpinen, p. 040 4868 300

Kunnanhallitus päätti käynnistää yhteistoimintamenettelyn 15.11.2021 koskien muun muassa hyvinvointialueuudistuksen yhteydessä tapahtuvia tarpeellisia organisaatiomuutoksia. Yhtenä osa-alueena on tutkittu kunnan talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden ulkoistamista.

Viimeisen vuoden aikana on talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden sujuva ja katkeamaton toiminta nähty kunnassa kriittiseksi ja riskiseksi toimialueeksi. Kevään 2023 tämä riski on realisoitunut kahden palkanlaskijan siirryttyä toisen työnantajan palvelukseen, mikä on tuonut esille rekrytointihaasteet alalla.

Palveluiden hankinnalla pyritään turvaamaan jatkossa erityisesti talous- ja henkilöstöhallinnon toiminta ja häiriöttömyys sekä toisaalta varmistetaan, että talous- ja henkilöstöhallinnossa on riittävät resurssit toiminnan kehittämiseen.

Palveluiden hankinta koskee taloushallintoa (mm. kirjanpito ja reskontrat) sekä palkkahallintoa. Tällä hetkellä taloushallinnossa on henkilöstöä 2 HTV:n verran ja palkkahallinnossa 1 HTV:n verran. Näiden lisäksi Monetra Oy:ltä ostetaan palkanlaskentapalvelua 1 HTV:n verran.

Näin pienillä resursseilla sijaistuksien järjestäminen erityisesti loma-aikana on haastavaa ja toiminta on yllättävien poissaolojen johdosta haavoittuva.

Hankinta tehtäisiin ns. in house -periaatteella. Hankittaessa palveluita in house -periaatteella hankintaa ei tule kilpailuttaa hankintalain mukaisesti, vaan kunta on osakkaana in house -yhtiössä. Ainakin kahdelta kunta-alan in house -toimijalta tullaan pyytämään hinta-arviota. Tällä toimintatavalla ulkoistus tapahtuisi liikkeenluovutuksena ja kunnan talous- ja henkilöstöhallinnon henkilöstö siirtyisi palveluntarjoajalle ns. vanhoina työntekijöinä.

Asia on käsitelty yhteistoimintamenettelyssä ja neuvotteluissa yksimielisesti todettiin, että talous- ja palkkahallinnon ulkoistaminen on nykyisessä tilanteessa välttämätöntä.

Hallintosäännön 9 §:n mukaan kunnanhallitus päättää asioista, jotka ovat tarpeen kunnan toiminnan turvaamiseksi ja kunnanhallitukselle

määriteltyjen tavoitteiden saavuttamiseksi.

Esittelijä Kunnanjohtaja Anttila Vesa

Päätösehdotus Tyrnävän kunta aloittaa neuvottelut talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden hankinnasta in house -periaatteella.

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin.

Kunnanhallitus 11.09.2023 § 187  

156/02.08.00/2023  

Valmistelija Talous- ja hallintojohtaja Jarno Kilpinen, p. 040 4868 300

Kunnanhallitus on 8.5.2023 § 102 päättänyt, että Tyrnävän kunta aloittaa neuvottelut talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden hankinnasta in house -periaatteella.

Neuvottelut on käyty kahden kunta-alan in house - toimijan kanssa. Kummankin toimijan kanssa on käyty kolmet neuvottelut ja kummaltakin toimijalta on saatu hinta-arviot Tyrnävän kunnan talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden ulkoistamisesta liikkeenluovutuksella.

Palveluiden hankinnalla Monetra Oulu Oy:ltä (jatkossa Monetra) pyritään turvaamaan talous- ja henkilöstöhallinnon toiminta ja häiriöttömyys sekä toisaalta varmistetaan, että talous- ja henkilöstöhallinnossa on riittävät resurssit toiminnan kehittämiseen.

Palveluiden hankinnasta on tarkoitus tehdä toistaiseksi voimassa oleva sopimus. Monetralta saatu hinta-arvio on edullisempi, kuin toiselta toimijalta saatu hinta-arvio. Monetralla on myös enemmän kokemusta talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden ulkoistuksesta liikkeenluovutuksella.

Monetran tarjoamassa ratkaisussa palvelut siirtyvät "As is" periaatteella, jossa Tyrnävän nykyiset järjestelmät jäävät käyttöön ja järjestelmien sopimukset jäävät kunnan haltuun. Monetran järjestelmiin siirrytään taloushallinnon järjestelmien osalta siinä vaiheessa, kun siirrytään Monetran uuteen talousjärjestelmään (Abilita Unit4). Uusi talousjärjestelmä on jo kilpailutettu ja sen osalta Monetra on pystynyt esittämään hinta-arvion ylärajan, joka on kattohinta uuteen talousjärjestelmään siirtymisestä Tyrnävälle aiheutuvista kustannuksista. Henkilöstöhallinnon järjestelmien osalta Monetran järjestelmiin siirrytään viimeistään vuodenvaihteessa 2024/2025.

Talous- ja henkilöstöhallinnon toiminnan häiriöttömyyden osalta Monetralla on tarvittavat resurssit käytössä olevien järjestelmien osalta. Lisäksi Monteralla on talous- ja henkilöstöpalvelujen häiriöttömyyden varmistamiseksi myös kokemusta tilinpäätösten tekemisestä kunnille, jotka eivät ole olleet Monetran asiakkaita.

Asia on käsitelty yhteistoimintamenettelyssä ja neuvotteluissa yksimielisesti todettiin, että talous- ja palkkahallinnon ulkoistaminen on nykyisessä tilanteessa välttämätöntä.

Hallintosäännön 9 §:n mukaan kunnanhallitus päättää asioista, jotka ovat tarpeen kunnan toiminnan turvaamiseksi ja kunnanhallitukselle määriteltyjen tavoitteiden saavuttamiseksi.

Esittelijä Kunnanjohtaja Anttila Vesa

Päätösehdotus Tyrnävän kunta päättää ulkoistaa talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut 1.1.2024 lähtien in-house periaatteella Monetra Oulu Oy:lle.

Viranhaltijat valtuutetaan neuvottelemaan palvelusopimuksen ja liikkeenluovutussopimuksen sisällöstä.  

Kunnanjohtaja hyväksyy ja allekirjoittaa palvelusopimuksen Tyrnävän kunnan osalta.  

Kunnanjohtaja hyväksyy ja allekirjoittaa liikkeenluovutussopimuksen Tyrnävän kunnan osalta.

Kunnanhallitus päättää lopettaa 15.11.2021 käynnistetyn yhteistoimintamenettelyn talous- ja henkilöstöhallinnon palvelujen ulkoistamisen osalta. Muilta vielä voimassa olevilta osin yhteistoimintamenettely jatkuu.

Päätös Henkilöstö- ja hyvinvointijohtaja Teija Eskola oli läsnä kokouksessa klo 18.09-18.27 ja esitteli asian yhdessä talous- ja hallintojohtajan kanssa.

Päätösehdotus hyväksyttiin.